Yetkinlik Bazlı Mülakat mı? Yetkinlik Bazlı İK Sistemi mi?

Merhaba,

İnsan Kaynakları yönetimleri her kurum için önemlidir. Eğitim İşe Alım, Performans Sistemi vb. yönetim süreçleri İnsan Kaynakları genel sisteminin alt birleşenleridir. Tıpkı bir saat gibi. Saatte bulunan parçaların uyum içerisinde çalışması ne kadar önemliyse İK yönetim sistemlerinin birbiriyle uyum içinde çalışması da bir o kadar önemlidir. Çünkü birbiriyle uyum içerisinde çalışmayan sistemler zaman maliyeti, başarısız projeler, iletişim kazaları gibi istenmeyen geri dönüşleri olmaktadır. Uyum içerisinde çalışan sistemler ise zaman kazandırır,  sisteme yeni bir güncelleme eklemek kolaylaşır, insan hatasını minimize eder ve en önemlisi istikrar sağlar. Unutmayın; mermeri delen suyun şiddeti değil, sürekliliğidir.

Sistemlerin aynı nüansta çalışabilmeleri için temellerinin aynı olması veya birbirlerinin tamalayıcısı olması gerekmektedir.  Bu süreçleri yönetiminde kimi kurumlarda gördüğüm sorun, süreçlerde temellerin/felsefenin aynı veya birbirinin tamamlayıcısı olmamasıdır. Süreçlerin temelleri aynı olmayınca  “senkronizasyon” problemleri yaşanmaktadır.

Konuyu şöyle özetleyeyim isterseniz;

  • Yetkinlik bazlı mülakat tekniği ile işe aldığınız bir çalışanı,
  • Yetkinliklere dayalı olmayan eğitim yönetimiyle eğitir,
  • Performans görüşmesini klasik soru ve değerlendirme üzerine kurgularsanız

İK sisteminiz tam ve düzgün işlemeyebilir. Dahası saatlerce mesai harcadığınız sistemler başarılı olamadığı için İK yetersiz kalıyor! eleştirileriyle karşı karşıya kalırsınız.  Esas amaç sistemlerin birbiriyle uyum içinde çalışmasını sağlamaktır. Yukarıda cümle içerisinde belirttiğim gibi burada iki seçeneğiniz bulunmaktadır.

1- Sistemlerin felsefeleri/konseptleri aynı olması

2- Birbirini tamamlayıcı olmaları gerekir.

karar alırken tercihinizi belirleyecek etken kurumunuzun iklimi ve stratejileridir. Karar aldıktan sonra belirledikten sonra sistemlerinizi kurmaya odaklanabilirsiniz.

Konuyu bir örnekle ele alalım isterseniz. Tüm İK sistemlerimizde yetkinlikleri kullanabilir miyiz? İlhamımızı yetkinlik bazlı mülakat tekniğinden alarak yetkinlik konseptinde İK sistemlerini kurabilir miyiz? Yetkinlik bazlı mülakat tekniği güzel bir tekniktir.  (Diğer mülakat teknikleri için tıklayınız)  Öncelikle yetkinliğin ne olduğu belirtelim.

Yetkinlik; duygu, düşünce ve bilginin davranışa dönüşmüş halidir. Bir insanın herhangi bir konu üzerinde tam anlamıyla yetkin sayılması için o konuyu bilmesi (teorik bilgi) , içselleştirmesi (anlamak veya algılamak) ve deneyim (yaşanmışlık) sahibi olması gerekmektedir. Örneğin; zaman yönetimi konusunda yetkin olabilmek için;

  1. Zaman yönetimi kavramının ne olduğunu bilmemiz,
  2. Zaman yönetimi kurallarını dışarıdan uyarılmadan otomatik yapabilmemiz,
  3. Zaman yönetimini uygulamamız gerekmektedir.

Yetkinlikler bir insanın neler yapabildiğinin kelimelere ve sayılara dönüşmüş halidir. Mülakat ise adayın firmayı firmanın da adayı tanıdığı eşit görüşmelerdir.Yetkinlik bazlı mülakat tekniğinde, kurumdaki pozisyonlarla ilgili yetkinlikler belirlenir. Seçme ve yerleştirme bu yetkinler üzerinden gerçekleşir. Bu yöntemin uygulanmasındaki amaç;

  • Zamanı tasarruflu kullanmak
  • Adayları objektif kriterlere göre değerlendirmek
  • Adayların doğruyu söyleyip söylemediğini anlamak
  • İletişimsizliği minimize etmektir.

Belirlenen yetkinliklere göre ilan çıkılır başvurular değerlendirilir. Adaylar mülakata davet edilir. Yetkinlik bazlı mülakat tekniğinde soru sorma teknikleri olarak en çok STAR tekniği uygulanır. Adayların verdikleri yanıtlara göre değerlendirme yapılır. (Yetkinlik bazlı mülakat tekniğini uygulamaktan büyük keyif alırım.)

Peki yetkinlik bazlı İK sistemlerini kuruma nasıl entegre edebiliriz? Her şey tasarımda başlamaktadır. Kısaca maddeleyecek olursam;

  1. İlk olarak kurumda iş analizleri ve görev tanımlarının yapılmış olması gerekmektedir,
  2. Tüm pozisyon seviyeleri için yetkinlikler belirlenir,
  3. Belirlenen bu yetkinlikler skalalara dönüştürülür,
  4. Hangi pozisyonun hangi yetkinlikte ve yetkinlikteki skalasındaki seviyesi belirlenir,
  5. İşe Alım bu skalalara göre uygulanır,
  6. Pozisyonun gerektirdiği yetkinliklerin içerisinde alınan bir performans sistemi kurulur,
  7. Eğitim yönetimi yetkinlik bazlı uygulanır,
  8. Kontrol edilir ve iyileştirme çalışmaları başlar.

Konuyu birkaç önekle açıklamak istiyorum. Örneğin, kurumumuz için görev tanımlarını hazırladık. Yetkinlikleri belirledik. İşin zor ve uğraştırıcı kısmı burada başlıyor. Her yetkinlik için tüm kurumda kullanılacak ortak skala oluşturmamız gerekmektedir. 3’lü skala az 10’lu skala çok fazla olacağından. 5’li ve 7’li skalaları tavsiye ederim. Kural olarak skalalarda ki her seviye bir öncekini de kapsamaktadır. Bu açıdan ilerleyen dönemde sorun yaşamamak için skalalar Kolay Seviyeden ‘dan Çok zor seviyeye hazırlanmalıdır.

emre_inanc_kayaturk_insan_kaynaklari_bilimi_yetkinlik

Konuyla ilgili somut bir örnek verelim isterseniz. Örneğin; satış-pazarlama sektöründe faaliyet gösteren bir kurumumuz bulunuyor. Kurumuzun “Satış Uzmanı” seviyesinde bir pozisyonu ele alalım. Satış Uzman pozisyonunda olması gereken temel yetkinlik “iletişim”dir. Satış uzmanı çok iyi bir iletişimci olmalıdır ki; satış yapabilsin ve sürdürülebilir müşteriler kazanabilsin. İletişim yetkinliğini ele alalım. İletişim bir yetkinliktir. Doğru, ama çok soyut bir kavramdır. İnsanlara göre değişir. Şimdi bu yetkinliği somutlaştırmamız gerekir. Yetkinliği 5’li skalada değerlendirecek olursak; Kolaydan zor’a aşağıda bulunan örnekteki gibi olacaktır.

İletişim Yetkinliği;

Seviye 1: Toplum norm ve iletişim  kurallara göre hareket eder

Seviye 2: Tanımadığı insanlarla kolay bir şekilde iletişim kurar

Seviye 3: Sözlü ve yazılı olarak kendisini iyi ifade edebilir

Seviye 4: İmaj yönetimini iyi sağlar

Seviye 5: İlişki yönetimini kazan-kazan anlayışı ile sürdürür

şeklinde olabilir. Burada seviyeler aslında matematiksel değerdir. Diğer bir tanımla; sistem, adayın/çalışanın davranışlarını objektife yakın bir teknikle rakamlaştırabiliyor. Ölçemediğiniz işi yönetemezsiniz sözüne atıf yaparak şu sonuca varabiliriz. Adayın/çalışanın davranışlarını bu sistemle ölçebiliriz. Ölçebildiğimiz konular için de rahatlıkla İşe alım yapabilir, eğitim planlayabilir, performansını ölçebilir, hatta iş davalarında elimizi güçlendirebiliriz.

Emre_inanc_kayaturk_insan_kaynaklari_bilimi_iletisim_yetkinligi.jpg

Örneğimizde hayali Satış Uzmanının çok iyi bir iletişimci olması gerektiğini belirtmiştik. Yetkinlik skalasında 5. Seviye olması gerekiyor. Mülakatta soracağımız sorular seviyelerdeki konuları kapsamalıdır. Örneğimizi ilerletecek olursak bir çalışan belirtilen yetkinlikte 4. Seviyede olduğunu varsayalım. İstenilen ile var olan arasındaki fark bireysel eğitim ihtiyacı veya bireysel performans değeri olacaktır.

Emre_inanc_kayaturk_insan_kaynaklari_bilimi_iletisim_yetkinligi_2.jpg

İK departman hedeflerinizi net olarak ortaya koyabilir, Sistemin güzel tarafı da budur. Bir kere tasarlandıktan sonra diğer İK süreçleriyle entegre olarak çalışabilirsiniz. Bu sayede

  • İK’nın birimleri arasında koordinasyonu ve yardımlaşmayı sağlayabilir,
  • Ortak bir dil üzerinden konuşabilir
  • İK çalışanlarına ileride rahatlıkla iş zenginleştirmesi yapabilirsiniz.

Bunun dışında bir çok sistem kullanabilirsiniz. Önemli olan sistemlerin birbirine entegrasyonunun tam olarak sağlanmasıdır. Yetkinlik bazlı sistem bize bu imkanı vermektedir. Yetkinlik bazlı sistem sadece bir örnek. Her şirket için uygulanabilir mi? Bence hayır. Çünkü kurumların  sektörü, işleyiş yapısı, dinamikleri, yönetim şekli birbirinden farklıdır.  Yetkinlik bazlı sistemler bir kurumda başarılı olurken başka bir kurumda tam tersi bir etki yaratabilir. Yukarıda anlattığım sistemde kontrol, çalışandan  daha çok hazırlanan prosedürlere, skalalara ve tekniklerdedir.

Emre İnanç Kayatürk
İnsan Kaynakları Profesyoneli 

Not: Performans yönetimi için karmaşık hedefler gerekmektedir. Sadece yetkinliklere dayalı performans sistemi uygulanırsa üretilen mal/hizmet kalitesi düşebilir. Bu yüzden performansta kurumun/departmanın hedefleri doğrultusunda bir sistem kurgulanmalıdır. 

Reklamlar

Mülakat Teknikleri

Merhaba,

Bugün ileride yazmayı planladığım bir yazının temel konusuna değinmek istiyorum. Temel bir konu olduğu için -uzun yazı okumayanlara güzel haber- basit ve kısa bir yazı olacaktır 🙂 Mülakat çeşitlerinden bahsetmek istiyorum. Mülakat önemli bir konudur. İşe alımın başlıca görevlerinden birisidir.  İşe alım ise tüm firmalar için stratejik bir süreçtir. Yanlış çalışan yoktur. Yanlış işe alım vardır. İşe alım sürecinde adayların ayrımcılık yapmadan, önyargısız, objektif kriterlerle değerlendirilmelidir. Adayı değerlendirme süreçleri temel olarak 3’e ayrılmaktadır.

  1. CV üzerinden değerlendirme
  2. İşe alım testleri üzerinden değerlendirme
  3. Mülakat değerlendirmesi

Cv üzerinden değerlendirme, başvuruda bulunan adayın özgeçmişini inceleyerek mülakata çağırılma kriterlerinin taşıyıp taşımadı belirlenir. Bu süreçte amaç adayla ilgili karar vermek değildir. Bu süreçte amaç, adayın açık pozisyon için belirlenen kriterlere uygun olup olmadığının belirlenmesidir. Aday kriterlere uyuyorsa mülakat ve/veya işe alım testlerine çağırılır.

İşe Alım testleri: Genellikle mülakatlardan önce yapılır. Genel olarak Yeterlilik testleri, genel kültür bilgi testleri ve kişilik envanterleri yapılır. İK bu süreci iki amaç için uygular.

  1. Adayın profilini, kişilik özelliklerini teorik bilgisini vb. konularla ilgili mülakat öncesi tanımak için
  2. Adayın birebir mülakat sırasında verdiği yanıtların testlerle uyuşup uyuşmadığına bakmak için
  3. Çok fazla başvuru olduğunda adayların arasından eleme yapmak için

Mülakat Değerlendirmesi: Mülakatlar, genellikle kurumun İnsan Kaynakları çalışanları ile adayların yüz yüze görüştüğü bir görüşmelerdir. Mülakat tanımı genel olmakla birlikte birçok mülakat çeşidi bulunmaktadır. Bu mülakat çeşitleri birbirinden üstün değildir. Mülakat çeşitleri sektöre, pozisyona, unvana göre belirlenir ve uygulanır. Mülakat çeşitlerini kısaca açıklayacak olursam;

Untitled

  1. Serbest Mülakat: Serbest mülakat İK Profesyoneli ile aday arasında belirli bir konu üzerinde durmadan spontane gelişen bir mülakat çeşididir. Bu mülakat yöntemi diğer mülakat yöntemlerine göre İK ile aday arasında sohbet havasında geçen bir görüşme şeklidir. Serbest bir yöntem olduğu için İK adayla ilgili “görebilirse” birçok bilgiye ulaşır. Bu durum, yönetim olumlu tarafıdır. Olumsuz tarafı ise serbest mülakat yönetimi zaman alan bir yöntemdir. Çünkü konu konuyu açar. Adayın mahrem alanına istemeden giriş yapılabilir ve iş ile ilgili olmayan birçok bilgi adaydan alınabilir. En önemlisi ise mülakatı uygulayan İK’cı profesyonel değilse adayı değerlendirirken psikolojik etkenler sebebiyle subjektif olabilir. (Daha detaylı bilgi için bkz. Psikoloji İşe Alımcının Gücüdür)
  2. Yapılandırılmış Mülakat: Yapılandırılmış mülakat yönteminde ise mülakat öncesi pozisyonla ilgili sorularhazırlanır. Bu sorular temel, uzmanlık soruları olabileceği gibi bilgi soruları da olabilir. Aday, sorulara verdiği yanıtlar üzerinden değerlendirilir. Bu yöntemde İK’cı zaman kazanır ve her adaya aynı soruları sorduğu için adaylar arası değerlendirme serbest yönteme göre daha objektif olur. Yapılandırılmış mülakat yönteminin olumsuz yanı ise temelde adayları aynı görmesidir. İnsan farklı bir varlıktır. Her insanın düşünce yapısı, konuyu ele alış biçimi, iletişimi, teorik bilgisi, iş yapış şekli farklıdır. Bu sebeple bu yöntemde değerlendirme speküle edilebilir. Bir diğer yanı ise bu yöntemde mülakatçı adayı derinlemesine tanıma şansı bulamaz.
  3. Telefonda Mülakat: Telefonda mülakat, serbest ve yapılandırılmış mülakat gibi iki şekilde yapılabilir. Bu yöntemde amaç telefonda iletişim kurulan adaya soru sorarak alınan yanıtlara göre pozisyona uygun olup olmadığının anlaşılmasıdır. Son karar aşaması için  tercih edilen bir yöntem olmamasına karşın adayları birebir mülakatlara davet etmeden pozisyon ile ilgili ilanda belirtilmeyen/adayın eksik doldurduğu bilgileri öğrenmek amacıyla uygulanır. Bu yöntemde amaç İK’cıya zaman tasarrufu sağlamasıdır. Olumsuz yanı ise çok özel sorularda adaylar bilgi vermek istemeyebilir.
  4. Online Mülakat: Online mülakat ise birebir mülakatların (Serbest, Yapılandırılmış, Yetkinlik bazlı, Stres mülakatı) internet üzerinden görüntülü ve sesli olarak yapılmasıdır. Bu mülakat yönetimi genellikle dağınık organizasyonda çalışan (perakende, satış vb.) kurumlarda uygulanır. Yönetimin amacı ise zaman, para ve emek tasarrufu sağlamaktır.  Şehirler/ülkeler arası adayları değerlendirmede adayları belirli bir noktaya fiilen toplamak veya İK’cının bu lokasyonları fiilen gitmesi büyük bir kayıptır. Bu sebeple bu yöntem uygulanır.
  5. Panel Mülakat: Panel Mülakatta bir aday ve kurumdan birden fazla yönetici bulunmaktadır. Temel olarak bire bir mülakat ile aynı yöntemdir. Tek farkı adayı değerlendiren çalışan sayısı fazladır. Olumlu yanı adayla ilgili anında karar verilmesi ve adayı bir tek kişi değerlendirmediği için objektife yakın olmasıdır. Olumsuz yanı ise birden fazla pozisyondaki profesyoneli belirli bir zaman diliminde mülakat için planlama yapılmasının zor olmasıdır.
  6. Grup Mülakatı: Grup mülakatından birden fazla aday ve  İK yetkilisi bulunur. Genellikle İK yetkilileri adayların tartışmaları için ortaya bir konu ileri sürerler. Konu adaylar arasında müzakere edildikçe İK’cılar; adayların konuyu ele alış, ifade, öz güven, ikna yeteneği vb. yetkinlikleri ölçer. Grup mülakatının olumlu yanı birden fazla adayı aynı anda değerlendirebilmektir. Grup mülakatının amacı birebir mülakata davet edilecek nitelikte olan adayları belirlemektir.Bu amaçla bu mülakat yönteminde adayları birebir tanıma fırsatı bulunmamaktadır.
  7. Yetkinlik Bazlı Mülakat: Yetkinlik bazlı mülakat ise temel olarak yapılandırılmış mülakata benzer. Pozisyonla ilgili adayın taşıması gereken yetkinlikler belirlenir. yetkinlikler belirlendikten sonra adaya sorulacak sorular hazırlanır ve mülakat uygulanır.  Bu yöntemde amaç adayları objektif kriterlere göre değerlendirilmesidir. Yetkinlik, bilgi, duygu ve düşüncenin davranışa dönüşmüş halidir. Yetkinlik bazlı mülakatta ise adayların daha önce iş/özel/akademik yaşamında yaşadığı durumlar kaşısında verdiği tepkiler incelenir. Tüm kurgu bu temel üzerine kuruludur. Bu yöntemde adaylar yukarıda belirttiğim gibi objektif kriterlere göre belirlenir. Olumsuz yanı ise yeni mezunlarda veya mavi yakaların bir kısmında bu tekniğin uygulanmasının zor olduğudur.
  8. Stres lakatı: Stres mülakatı İK’cının adayı baskı altına alarak stres altında verdiği tepkileri ölçtüğü mülakat yöntemidir. Bu yöntemde aday çeşitli yollarla (soru, fiziksel ortam, beden dili vb. şekilde) baskı altına alınır. Bu mülakat çeşidi, hem İK’cı hem de aday açısından zor bir yöntemdir. İK’cı aday ile ilgili subjektif karar verebilir. Aday ise kurum ve İK’cı ile ilgili olumsuz düşünebilir.  İşveren markasına zarar verebilecek bu tür durumları engellemek için mülakatın sonunda adaya stres mülakatı hakkında teorik bilgi verilmelidir.

Yukarıda yer alan mülakat çeşitlerinin hemen hepsi doğru kullanıldığında İK’cıya fayda sağlamaktadır. Önemli olan mülakat çeşidini bilmek değil doğru soruyu sorabilmek ve doğru sistemi kurabilmektir.

Emre İnanç Kayatürk
İnsan Kaynakları Profesyoneli