İK & ERP İnovasyonu

Merhaba,

İK süreçleri karışık ve birçok işletme biliminin uygulandığı süreçlerdir. İk süreçlerinde stratejik düşünce önemlidir. Bu noktada size Paretro ilkesinden bahsetmek istiyorum. Pareto ilkesinin tam çevirisi Önemli Azın Yasası’dır.  Pareto ilkesine göre  çoğu olay için, etkilerin kabaca % 80’i etkenlerin % 20’sinden kaynaklanır.

İş yönetimi düşünürü Joseph Juran bu ilkeyi önermiş ve İtalya’nın % 80 arazisinin sahibinin nüfusun % 20’si olduğunu gözleyen İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto’nun adıyla isimlendirmiştir. İş dünyasında yaygın bir kuraldır; örneğin. “satışların % 80’i müşterilerin % 20’sinden gelir.” Matematiksel olarak, yeterince büyük bir sayıda katılımcının paylaştığı bir şey olması durumunda, her zaman 50 ile 100 arasında öyle bir k sayısı olacaktır ki % k, % (100 – k) katılımcı tarafından paylaşılmış olsun. Fakat k, eşit dağılım olan 50’den, küçük sayıda katılımcının kaynakların neredeyse tamamına sahip olduğu 100’e kadar değişebilir. 80 sayısı ile ilgili özel bir durum yoktur, fakat çoğu sistemde dağılımda dengesizliğin orta noktası olan bu civarda bir k değeri görülür. (*)

pareto_yasasi_insan_kaynaklari_emre_inanc_karakas_erp

Konuyu genel olarak toparlayacak olursak; yaptığımız işin %80’ni sonucun %20’sini; yapılan işin %20’si ise %80’ni ni etkiler. Örneğin;

  • Dünyadaki enerji kaynaklarının yüzde 80’i, nüfusun yüzde 20’si tarafından tüketiliyor.
  • Elbiselerimizin yüzde 20’sini, zamanın yüzde 80’inde giyiyoruz.
  • Harcamalarımızın yüzde 80’ini, gider kalemlerimizin yüzde 20’si oluşturuyor.
  • İşlenen suçların yüzde 80’inin faili, suçluların yüzde 20’si.
  • Sürücülerin yüzde 20’si, kazaların yüzde 80’ine sebep oluyor.
  • Boşanmaların yüzde 80’i, muhtemel sebeplerin yüzde 20’si yüzünden gerçekleşiyor.
  • Telefon rehberimizdeki numaraların yüzde 20’siyle, konuşmalarımızın yüzde 80’ini gerçekleştiriyoruz.
  • Dünyadaki çocukların yüzde 20’si, sağlanan eğitim olanaklarının yüzde 80’inden faydalanıyor.
  • Şikâyetlerin %80’i, olası nedenlerin yüzde 20’sinden kaynaklanıyor.
  • Evinizdeki eskiyen halılarınızın yüzde 80’ini, tüm halılarınızın yüzde 20’si oluşturuyor.
  • Yanlış alarmların yüzde 80’ine, olası nedenlerin yüzde 20’si yol açıyor. (**)

Daha ilginç bir örnek vermek istiyorum. Şampanya bardağı’ etkisi adı verilen, eşitsizliği gözle görülebilir ve anlaşılabilir şekilde ortaya koyan eğri, dünyanın gelirinin % 82.7’sini kontrol edenlerin nüfusun % 20’sini oluşturduğunu ortaya koyan ve küresel gelirin dağılımının büyük dengesizliğini gösteren 1992 Birleşmiş Milletler Gelişme Programı Raporu’nda yer almaktadır.

pareto_yasasi_insan_kaynaklari_emre_inanc_karakas_erp_2

 

 

Konuyu mikro açıdan ele alacak olursak çok güzel bir sunum hazırlarız bir yerde yazım hatası yaparsak; geçmiş olsun herkes sizi eleştirir. İş görüşmesine gideriz her şey harika geçer yanlış bir kelime kullanırız; geçmiş olsun elendiniz! Çok güzel bir rapor hazırlarız onlarca makro yazar formül uygularız. En sonunda küçük bir hata yaparız; geçmiş olsun itibar kaybı yaşarız! İşte Pareto ilkesinin hayatımızdaki örnekleri bu kadar basit. Basit ama sonuçları maalesef hoş olmuyor. Evet küçük hatalar ama atalarımızın dediği gibi “sinek küçük olsa da mide bulandırır”

Bu tür hataları en aza indirmenin çeşitli yolar vardır. Dikkatli olmak, check listeleri, başka birisine kontrol ettirmek, zaman yönetimini uygulamak vs. Bunları uyguluyoruz ama yine de yaptığımız işin %80’i, %20’ni etkiler.  Bunun için rutin/operasyonel işleri mümkün olduğunca delege edilmesi gerekir.  Delegasyonu bir insan yerine neden ERP sistemlerine vermiyoruz?

ERP sistemleri (Enterprise Resource Planning –  Kurumsal kaynak planlaması) işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. Kurumsal kaynak planlaması (ERP) sistemleri, bir işletmenin tüm veri ve işlemlerini biraraya getirmeye veya bir araya getirilmesine yardımcı olmaya çalışan ve genelde kullanımı kolay olan sistemlerdir. (***)

erp

 

SAP, Micro, LOGO, Easy HR, eBils benim bildiğim yazılımlardır. Bu yazılımların iyi  ve kaliteli olduğunu ayrıca belirtmek isterim. Hatta SAP, MS Office programlarından sonra en çok duyulan yazılım adıdır.  Bu tür yazılımlarla şu anda neler yapıyoruz?  Yaptığımız en yoğun iş data girmektir. Çalışanın TC Kimlik numarasından tutun satınalma fişlerine kadar kurumlarımızla ilgili her şeyi bu yazılımlara veri olarak giriyoruz. Daha sonra bir bilgi istediğimizde yazılım bize onu getiriyor. İşin temel mantığı bu fakat biz bir bilgi istediğimizde ERp bize bilgiyi verecek datayı getiriyor. Kaçırdığımız nokta işte bu. Örneğin; mağazacılık sektöründe faaliyet gösteren bir kurumda çalıştığınızı düşünelim. Ortalama 300 mağazanız var. Lojistik merkezleri ve Genel Müdürlüğü de düşünürseniz toplamda 305 biriminiz var. Siz turnover raporunu istediğinizde dönembaşı mevcudu mağaza mağaza sistemden almanız, sonra mağaza mağaza işten çıkış ve dönem sonu mevcudunu alacaksınız. Ardından bu bilgileri copy-paste ile excelde işleyip rapor haline getireceksiniz. Daha sonra ise powerpointte sunum hazırlayıp yöneticinize sunacaksınız. Eğer bir sorun çıkmazsa ve hızlıysanız ortalama 1-1,5 günde bu işi bitirebilirsiniz. Pareto ilkesini hatırlayın. Raporun sayısal ve sunumsal altyapısını hazırlamak için 1,5 güne bu sayısal verilerin yorumlanması içinde 0,5 gün harcıyoruz.  Stratejik düşünmek için vaktimiz olmuyor. Az zamanda stratejik akrarlar almamız gerekiyor. Aldığımız kararlar doğru olmadığında kurum zarara uğrayabiliyor. Bu durum hem  büyük bir zaman ve emek kaybı hem de işlevsel bir yönetim yaklaşımı değil! Aslında bize bu istediklerimizi ERP sistemi çok rahat bir şekilde saniyeler içerisinde verebilir. Kod yazılır. Ardından yazılım istediğiniz kriterlere göre sayısal verileri önümüze getirir. Hatta sunum şablonu bile oluşturularak otomatik .pptx formatıyla sunum şeklini bile alabiliriz.

Yukarıdaki örnek giriş seviyesi örneği idi. ERP sistemleri başta İnsan kaynakları olmak üzere tüm departmanların -bence- kişisel asistanı gibi olmalıdır. İstenilen bilgiyi saniyeler içerisinde veren bir sistem oluşturulmalıdır. Bu sayede emek ve zamandan tasarruf sağlanabilir. Hatta departmanlarda raporlama uzmanı kadrosuna bile gerek kalamayabilir.

sanal-asistan

 

İnovasyon yaptığımız şeylerin farklı yapılması değildir! İnovayon, yeni veya iyileştirilmiş ürün, hizmet veya üretim yöntemi geliştirmek ve bunu ticari gelir elde edecek hale getirmek için yürütülen tüm süreçleri kapsar. Bu pencereden baktımızda ERP sistemlerinde inovatif çözümlere gidilmesi gerekmektedir. Bu sayede pareto ilkesinin olumsuz yönleri minimize edilebilir. Biraz uç bir örnek olacak ancak özellikle yazmak isterim. ERP sistemleri IOS işletim sistemlerindeki kişisel asistan SİRİ gibi olmalı. Sorduğunuz sorulara mantıklı veya mantıklıya yakın yanıtlar verebilmeli.

ERP sistemleri açısından Alfa Bariyerini aşmamız gerektiğini düşünüyorum.

Emre İnanç Karakaş
İnsan Kaynakları Profesyoneli

 

Kaynaklar

*https://tr.wikipedia.org/wiki/Pareto_%C4%B0lkesi
**http://www.ilkertaneruzun.com/makaleler/pareto-analizi-8020-ilkesi/
***http://www.erp.web.tr/erp-nedir-mrp-nedir-crm-nedir/

 

Reklamlar

Turnoverın Kurumlara Olan Maliyeti


Merhaba,

Daha önce çalıştığım bir kurumda Genel Müdürümüzle sohbet ederken  “Eğer Kullanmayı bilirsen her şey senin için bir katkıdır” demişti. Gerçekten doğru bir cümle. Aslında Big data kavramını özetleyen bir cümle oldu.

Günümüz iş yaşamında Big Data (Büyük veri) kavramını çok fazla duyuyoruz. Big datanın anlamı: büyük veri; toplumsal medya paylaşımları, ağ günlükleri ,bloglar, fotoğraf, video, log dosyaları vb. gibi değişik kaynaklardan toparlanan tüm verinin, anlamlı ve işlenebilir biçime dönüştürülmüş biçimine denir. Wikipedia’daki tanım bu şekildedir. (*)

Word Cloud

İnsan Kaynakları Yönetimi açısından bir tanım kurmak isterim. Çünkü genel tanım tam olarak ne den bahsettiğimi anlatmıyor. İK açısından Big Data, İşletmede olan her şeyi kapsamaktadır. Kısa bir tanım oldu 🙂

Ne demek istediğimi açıklamak istiyorum; Profesyoneller olarak gün içerisinde veri bombardımanına tutuluyoruz. Geç gelmeler, işe gelmemeler, hastalıklar, turnover, elde tutma oranı, randevu sayıları, mülakatlar, toplantılar, çalışan şikayetleri, beden dili, kıyafet seçimleri, ses tonları,… Aslında bunların hepsi veridir. Hatta kullanmayı bilirseniz; çalışanların yaş, medeni durum, çocuk sayısı, oturduğu lokasyon, kıdemi, sektör seviyesi, eğitim durumlarından çalışanların zam beklentilerini bile hiç onlara sormadan öğrenebilirsiniz.  Bu noktada önemli olan veriyi doğru bir şekilde işlemektir. Küçük bir örnek üzerinden gidelim;

Örnek: Kurumunuzda servis ve yol ücreti uygulamanızın olmadığını düşünelim. Üretim sektöründe faaliyet gösteriyorsunuz.

Diğer koşulların sabit olduğunu düşünün. Çalışan 22 yaşında, bekar, işyerine 15 dakika uzaklıkta oturuyor, evi kendisine ait, kadın ise zam beklentisi %n oluyorsa; çalışan 35 yaşında, erkek, evli, eşi çalışmıyor, işyerine 1 saat uzaklıkta oturuyor, 3 çocuğu bulunuyor ve evi kira ise zam beklentisi %2(n)’dir. Çünkü;

  1. Türk toplumunun normatif kurallarına göre erkek daha yüksek ücret alması gerektiğini düşünüyordur,
  2. Çalışan kira veriyordur,
  3. Ulaşımda zaman ve parasal olarak daha fazla maliyeti bulunmaktadır.

Big datanın kullanım amacı bir anlamda bu şekildedir. Verileri işleyerek, belirli mantık çerçevesinde anlamlı bilgilere veya istatistiklere ulaşmak. Tabi bu noktanın stratejik tarafı ise doğru formülasyon ve algoritma kullanmaktır.

Verilerin hepsini birleştirip üzerine yorum eklediğimizde ise genel olarak iş dünyasının kabul ettiği raporları çıkarıyoruz. Bu raporlar çıkarıldıktan sonra yaptığımız işlerin verimli olup olmadığına karar veriyoruz. Buradaki eksik nokta bakış açımızı sınırlamamız. Çünkü iş dünyasında -abartmıyorum- milyonlarca veri önümüzde duruyor. Kurumunuzun BİST 100’deki yeri, iklim koşulları, hammadde fiyatları, yasal koşullar, yasal koşulların değişme potansiyeli, medeni durum, performans kriterleri, eğitimler… liste uzuyor ve gidiyor. Bu verileri doğru şekilde işlerseniz gelecek tahminleriniz daha doğru oluyor. Gelecek tahminleriniz daha doğru olduğu içinde önceden aksiyon alabilir ve işinizde başarılı olabilirsiniz. Konunun turnover ile ilgisi nedir? diyebilirsiniz. Turnover’ı yapmak ve yorumlamak için de Big Datayı doğru kullanmaya ihtiyacımız bulunmaktadır.

Bu noktada turnoverdan bahsetmek istiyorum. Turnover, Türkçe karşılığı ile Çalışan Devir Oranı (ÇDO)  belirli bir dönemde bir şirkette çalışanların işe giriş-çıkış devir oranıdır. Belirli bir dönem içerisinde (aylık, 3-6 aylık veya yıllık) turnover hesaplanabilir. Formülü çok basittir.

“Turnover= Ortalama Çalışan Sayısı (Dönem Başı Çalışan Sayısı + Dönem Sonu Çalışan Sayısı/2)/İşten Ayrılan Personel Sayısı X 100”

Formülü uyguladığınızda kurumunuzun hangi dönemi kapsıyorsa o dönemin turnover oranını görebilirsiniz. Peki gördükten sonra? Diyelim ki turnover oranınız %30. Sonuç? Sonuç kısmı ise sizin yorumlarınızdır. Turnover oranının sonucunu belirlemeniz için tuover’ın maliyetini hesaplamalısınız. Bu hesap Big Data ile doğru strateji ile yapılır.

turnover.jpg

İlkeler

  • Turnover’ın yüksek olması kurumun verimliliğini etkilemektedir,
  • Yüksek turnover İK, Eğitim, IT, Reklam başta olmak üzere birçok departmanın hem zaman hem de verimliliğini olumsuz etkilemektedir,
  • Yüksek turnover, müşteri kaybı yaşamanıza neden olur,
  • Yüksek tunover, kurumun patinaj çekmesine neden olur,
  • Yüksek turnover sistem kurulmasını engeller,
selecting-wrong-crm-system-cost.jpg

Yüksek Turnover, paranızı çöpe atmakla eşdeğerdir

 

 

Tunrover’ların maliyetini hesaplamak için ilk önce en baştan başlanması gerekmektedir.

1- İnsan Kaynakları Maliyeti

a) İlan Maliyeti: Adaylarla görüşmek için kariyer sitelerinde ve sosyal medyada ilan vermeniz gerekmektedir. Bu bir işe alım maliyetidir.

b) CV Tarama Maliyeti: Başvuruları taradığınızda bir zaman maliyeti bulunmaktadır.

c) Mülakat Davet Maliyeti: Adayları mülakata davet ettiğinizde zaman ve iletişim maliyetiniz bulunmaktadır.

d) Yol ücreti maliyeti: Bazı pozisyonlar için adayların yol ücretleri, uçak biletleri gibi giderler kurum için karşılanır.

e) İlk Mülakat Maliyeti: İk olarak ilk mülakatlarda zaman ve emek maliyeti bulunmaktadır.

f)Assesment Maliyeti: Assesment direkt olarak bir maliyettir.

g)İkinci Müalkat Maliyeti: İlk mülakatı olumlu geçen adaylar ikinci mülakata davet edilir. İkinci mülakatta genel olarak departman yöneticisi ile görüşülür. Bu noktada da zaman ve emek maliyeçti bulunmaktadır.

2- Eğitim Maliyetleri: Çalışana verilen eğitimlerin toplam maliyetini kapsar.

3-Departman Operasyonel Maliyetleri: Aday işe başlamadan önce, pozisyonda birisi olmadığı için görev ve sorumluluklar diğer departman çalışanlarına verilir. Bu nokta da “herhangi bir maliyet yok” şeklinde düşünebilirsiniz ancak bu noktada görünmez maliyet bulunmaktadır.

Departman çalışanı işleri yetişmediğinden dolayı mesaiye kalırsa;

a)Mesai ücreti (Çalışanın mesai Ücreti X Mesai Saati)

b)Ulaşım Ücreti

c)Elektrik Giderleri (Mesai Sonucu Elektrik Tüketimi X Elektrik KWT Ücreti)

d)Yemek Giderleri

e)Yorgunluk gideri mevcuttur.
(Yorgunluk gideri benim kullandığım bir kavramdır. Küçük bir örnekler: departman –1 reel kadroyla çalıştığını ve boş pozisyonun işleri ABC Uzmanı yaptığını düşünelim. ABC uzmanı işlerini yetiştiremediği için işten geç çıkar ve ertesi gün geç kalırsa bunun en büyük nedeni yorgunluktur. Bu gideri bulmak için de; ABC Uzmanı Saatlik Ücreti X (Geç Kalma Süresi/60)

4- IT Giderleri: Bir Çalışan işe başlamadan önce ERP sistemine giriş yapabilmesi için kullanıcı adı şifre tanımlanması, Bilgisayarının hazırlanması, Telefon Hattının hazırlanması vb. IT süreçleri gerekmektedir. Bu süreçlerin hepsi birer zaman maliyetidir.

 

5-Boş Pozisyon Maliyeti: Bu başlık sektöre ve firmaya göre değişiklik gösterir. Örneğin perakende sektöründe faaliyet gösteren bir kurumsanız müşteri, mağazada çalışan bulamadığı zaman ürün almaktan veya kurumunuzdan ürün/hizmet almaktan vazgeçebilir. Üretim sektöründe ise eleman eksikliğinden kaynaklı çıkan ürün miktarı azalır. Bu tür dolaylı maliyetleri İK olarak hesapladığınızda işlemde hata yapma olasılığınız yüksektir. Bu sebepten bu tür maliyetleri hesaplamak için CRM, Üretim Planlama ve Kontrol departmanlarından bilgi almanız daha sağlıklı olacaktır.

Örneğin; Perakende sektöründe faaliyet gösteren bir firmasınız. CRM departmanından Eleman olmadığından dolayı müşteri şikayetlerinin sayısını alın. Bunun yanında pazarlama veya CRM’den müşteri şikayetlerinde yaşanan ortalama para kaybını almanız gerekmektedir. (Her şikayet kuruma XXX TL’ye mal olmaktadır. gibi) ardından aşağıdaki formülü uygulayarak gerçeğe yakın bir parasal maliyet hesaplayabilirsiniz;

Boş pozisyon Gideri = Müşteri Şikayet Sayısı X Şikayetlerin Ortalama Parasal Maliyeti / Mağaza Sayısı

Üretim sektöründe ise işiniz daha kolaydır. Çalışanların Marjinal faydasını bilmeniz ve doyum noktasını öğrenmeniz yeterlidir. Arasındaki fark sizin maliyetinizdir.

Boş Pozisyon Gideri = Doyum Noktası – Çalışanların Toplam Marjinal Faydası

Bunun yanı sıra bir çalışan işe başladığında ondan hemen verim alamazsınız. Araştırmalar çalışandan Çünkü işe yeni başlayan bir çalışan ister istemez hata veya işini yavaş yapmak zorunda kalacaktır. Bu maliyet hesaplaması zor ve kurumlara göre farklılık gösterir. Bundan dolayı bu maddeyi incelemeyeceğim.

Aslında bu noktaya kadar bir aday işe başladığında ve pozisyon boş olduğunda kurumun katlandığı parasal maliyetleri ekledik. Bunun yanı sıra çalışan işten ayrıldığı zamanda Kıdem, İhbar vb. Maliyetlerimiz olmaktadır.

Tüm bunları düşündüğümüzde kurumun bir yıllık turnover maliyetini hesaplarken tüm bu maliyet verileri toplanır, kişi başı spesifik durumlar (uçak bileti, assesment, danışmanlık vb.) sadece o pozisyonlara eklenerek başı toplanır ve dönem içerisinde çıkan personelin sayısına bölünür. Çıkan sonuç sizin kişi başı turnover maliyetinizdir.

Unutmayın; dünyanın kullandığı dil İngilizce ise evrenin kullandığı dil matematiktir.

Emre İnanç Karakaş
İnsan Kaynakları Profesyoneli

* https://tr.wikipedia.org/wiki/B%C3%BCy%C3%BCk_veri

Not: Kriterlerin tüm formülleri (yazının karmaşıklığı, know-how gizliliği vb. sebeplerle) verilmemiştir.