Performans Yönetimi ve Sistem Kurulumu – Başlangıç

Merhaba,

Bu ay konumu performans sistemine ayırdım. Konu, çok uzun ve karmaşık olduğundan konuyu biden fazla parçalara bölerek sizlere aktarmak istiyorum.

Global ve Ulusal ekonomide hızla artan bir rekabet ortamı bulunmaktadır. Bu yoğun rekabet ortamında şirketler olarak var olabilmenin yolu, üretim faktörlerini en etkin ve en hızlı bir şekilde çalıştırabilmektir. Üretim faktörleri kısaca;

  1. Doğal kaynaklar,
  2. Sermaye,
  3. Girişimci,
  4. Emek olarak sınıflandırılmaktadır.

Özel sektörün amacı kar sağlamaktır. Kar sağlamak için bir faktörü iyi yapanız yeterli olmamaktadır. Bu açıdan doğal kaynakların etkin ve sürdürülebilir kullanılması, işletenin finansal varlıklarının etkin ve sürdürülebilir yönetimi, iş gücünün etkin ve performanslı bir şekilde çalışması kritik düzeyde önemlidir. Özetle kar sağlamak için mutlaka uyulması gereken ilkeler bulunmaktadır. Bu ilkeler;

  • Verimli çalışma
  • Stok kontrolü
  • Fire kontrolü
  • Lojistik kontrolü

İş dünyası olarak bu ilkeleri gerçekleştirebilecek disiplinler geliştirilmiştir. Etkin Finans yönetimi, Operasyon Yönetimi, Satış Yönetimi, İnsan Kaynakları Disiplini, ISO 9001, BRS, ISO 22000 vb…. Bu disiplinlerin olmasını hem piyasanın görünmez eli sağlamakta hem müşteriler bizden talep etmekte hem de kuruma artı değer sağlamaktadır.

Performans sistemi ise İnsan Kaynakları Departmanı tarafından kurulması gereken ancak tek başına kuramayacağı kadar gerekli, önemli, stratejik ve kuruma kar sağlayan bir İK sistemidir.

Rich-CEO

 

İlk olarak performans’tan başlayalım. Performans nedir? Gerçek manada performans kelimesinin ne olduğu çok önemlidir. Çünkü çalışanları bu kelimenin anlamı üzerinden değerlendireceğiz. Performans, bireylerin belli iş tanımları çerçevesinde, belli hedeflere ulaşmak için ortaya koydukları çabaların toplamıdır. Biraz daha somut bir tanım yaparsak; Bir çalışanın performansı, esas olarak dört değişkene bağlıdır diyebiliriz. Bu üç değişken; kapasite, imkan, istek ve konjonktür olarak sıralanabilir. Bu değişkenlerden:

  • Kapasite: Çalışanın bir işi yapması için sahip olması gereken beceri, bilgi ve tecrübeleri
  • İmkan: İşin yapılabilmesi için gerekli olan fiziksel koşullar, ekipman
  • İstek: Çalışandan beklenen çaba, emek, işi başarma isteğidir. (*)
  • Konjonktür: Bir ülkenin ekonomik durumunu etkileyen, birbiriyle etkileşerek oluşturan öğelerin tümü. Diğer adıyla içerisinde bulunulan koşullardır.

Verimlilik ve karlılık esas alınarak her şirkete bir performans sistemi mutlaka kurulmalıdır. Çünkü bu durum yasal, verimlilik, farkındalık ve kar sağlamak için önemlidir. İnsan Kaynakları, bu sistemi kurmadan önce analiz yapmalı, diğer departmanlardan destek almalıdır. Performans sistemi birden fazla departmanı ilgilendirdiği için tüm departmanlarda bir sistemin kurulu olması gerekmektedir.  Konu çok karmaşık ve kavramsal süreçler olduğu için ben üretim işletmesi üzerinden süreci sizlere aktarmak istiyorum.

Hayali bir şirket düşünün. Bu şirketimiz bilgisayar üreticisi olsun. Üretim departmanının bilgi çıktıları insan kaynakları departmanı için basit bir veri oluşturmaktadır. Aynı durum tam tersi için de geçerlidir. Bu sebeple performans sistemi hazırlanırken departmanlar arası bilgi paylaşımında ahenklik ve bilgilerin doğruluğu çok önemlidir. Çünkü yapılabilecek küçük bir hata performans sisteminin başarısını olumsuz etkileyecek ve çalışanların sisteme olan inancını bunun sonucunda da şirkete olan sadakatlerini etkileyecektir. Bu sebeple ön koşul olarak tüm departmanlar performans sistemine kurmak için çaba harcamalıdır.

Performans Sisteminde temel olarak 3 boyut bulunmaktadır.

  1. Performans Değerlendirme
  2. Performans Geliştirme
  3. Performans Yönetimi

Emre_ınanc_kayaturk_insan_kaynaklari_bilimi_performans_yonetimi_performans_degerlendirme_performans_olcme.jpg

 

Performans Değerlendirme: Çalışanın belirli bir dönem içerisindeki performansı ölçülür.

Performans Geliştirme: Çalışanın performansı düşük veya yüksekse eğitim, proje, motivasyon, ödül, ceza gibi İK uygulamaları ile yükseltilir/yüksek tutulması sağlanır.

Performans Yönetimi: Çalışanın gelecekteki performansı tahmin edilerek Üretim, İnsan Kaynakları, İdari işler vb. planlamaları yapılarak kurum kaynakları etkin kullanılır.

 

Performans Yönetimi Performans Değerlendirme
Yöneticiler ve İK tarafından yürütülür Genelde İK departmanı tarafından yürütülür
Kapsamlı bir değerlendirmeyi gerektirir Dikey bir değerlendirme yapılır
Sürekli devam eden bir süreçtir Genelde yılda bir ya da iki kez yapılır
Şirket başarısı ve performansına odaklanır Bireysel iyileştirme ve başarıya odaklanır
Ücretlendirmeyle bağı yoktur Genellikle ücretle bağlantılıdır
Değerlendirme notu yaygın değildir Değerlendirme notu sıklıkla kullanılır
Esnek bir süreçtir Tek parçalık bir sistemdir

(**)

Evet, performans yönetiminden kastım geçmiş, günümüz ve gelecekteki performansın ölçülmesi ve çeşitli mantıksal teorilerle kurumun ihtiyacı olan performansı ortaya konulmasıdır. Peki performans yönetimi ücret dışında hangi süreçlerde kullanılabilir?

  1. Norm kadro çalışması
  2. Eğitim yönetimi
  3. İşe alım yönetimi
  4. Bütçeleme çalışmaları
  5. Stratejik İK süreçleri

Performans yönetimindeki amacımız çalışanlara ödül/ceza vermek değildir. İK’nın şirket kararlarına ortak olması için veri sağlamaktır. Sonucunda ise karlılıktır.

Teamwork_Connection.jpg

 Performans Sisteminin Kurulumu

Performans sistemini kurmadan önce şirket röntgeninin çekilip, mevcut durumun ne olduğuna bakılması gerekir. Yazıyı sade kılmak adına ben hayali üretim işletmesinde hiç performans sistemi yokmuş gibi bir kurgu ile hareket edeceğim. Şirket röntgenini çektik ve şirkette herhangi bir sistemin olmadığı sonucuna ulaştık. Sonraki; Performans sisteminin tasarlanmasıdır. Performans sistemi tasarlarken;

  • Mevcut sistemin analizi
  • Beklentilerin belirlenmesi
  • Sistem kurulumu için yetki ve görevlendirme gereklidir.

İK, hemen hemen tüm departmanlardan ortalama düzeyde anlaması gereken bir pozisyondur. Bu pozisyonun hem avantajı hem de dezavantajıdır. Her departmandan ortalama veya genel düzeyde anlamak iyi bir meziyettir fakat bu durum, performans sistemi için yeterli değildir. Bu yüzden; Performans sistemini kurmadan önce bir Performans Sistemi Kurulu oluşturulması gerekmektedir. Bu kurula katılacak olan unvanlar;

  • Genel Müdür (Başkan)
  • Üretim Müdürü
  • İnsan Kaynakları Müdürü
  • AR-GE Lideri
  • İletişim Müdürü
  • Muhasebe Müdürü
  • Finans Müdürü
  • …..

Kurul, belirlendikten sonra kurum analizi masaya yatırılmalı ve üzerinde çalışılmalıdır.  Ardından vizyon, misyon, politikalar uzun, orta ve kısa vadeli hedefler belirlenmeli ve Performans kriterleri ve standardının saptanması gerekmektedir. Bu doğrultuda business plan hazırlanarak yürürlüğe konulmalıdır. Bu plan bir performans sistemi değil; performans sistemine geçişte performans kültürünü oturtmak ve yakın gelecekte veri sağlamak için yapılmalıdır.

Performans sistemini kurgularken yanıt bulmamız gereken sorular bulunmaktadır. Bu sorular;

  • Üst yönetim beklentileri ve hedefleri nelerdir?
  • Departman hedefleri nelerdir?
  • Departman kapasiteleri bu hedefler için yeterli midir?
  • Hangi pozisyon için hangi kriterlerde değerlendirme yapılacak?
  • Kim kimi değerlendirecek?
  • Hangi süreler/aralıklar ile değerlendirme yapılacak?
  • Değerlendirme sonucunda yüksek performanslı çalışanların ödüllendirilmesi veya düşük performanslı çalışanların durumu ile ilgili neler yapılacak?
  • Puanlama sistemi nasıl olacak?
  • Bu kriterlerin toplam performans notundaki ağırlıkları nasıl olmalıdır?
  • Yetkinliklerin yanı sıra hedef bazlı performans sistemini nasıl kurgulamalıyız?
  • Hangi pozisyonlara hangi rakamsal hedefleri tanımlayabiliriz? Bu hedeflerin gerçekleşme verilerini takip edebilecek sistemimiz var mı?
  • Performans değerlendirme sistemi tüm çalışanlara nasıl duyurulacak?
  • Yöneticiler performans değerlendirme ve performans görüşmesi yapma konusunda yetkin mi? değilse nasıl yetkin hale getireceğiz? (***)

Bu sorulara yanıt aldıktan sonra performans kriterlerinin ve standartlarının saptanması gerekmektedir.

Performans Kriterinin ve Standartlarının Saptanması

Performans kriterinin saptanması Performans Yönetim Sistemi kurgulanmasının en önemli aşamasıdır. Bu aşamada kimin hangi kriterlere göre nasıl performans göstermesi gerektiği öngörülmektedir. Şirketlere uygun kriteri belirlemeden önce kısaca kullanılan performans kriterlerini açıklamak isterim.

  1. Kişilik özelliklerine Dayalı Kriterler: Adından da anlaşılacağı üzere kişilik özelliklerine dayanan kriterlerdir. Doğruluk, dürüstlük, nezaket, zeka, dış görünüm gibi soyut kavramları somutlaştırarak uygulanır.
  2. Davranışlara Yönelik Kriterler: İyi, doğru davranışlar göre belirlenerek çalışanlar performe edilir. Bir önceki maddeden farkı olarak çalışanların kişilik özelliği değişmezken davranışların değişmesidir. Örneğin işe vaktinde gelmek, zorunlu mesailere kalmak, mola süresini aşmamak, zaman yönetimini gerçekleştirmek, proje bitirme tarihlerine uymak davranışlara yönelik kriterlerdir.
  3. Yetkinliklere Dayalı Kriterler: Yetkinlik bilgi, duygu ve düşüncenin davranışa dönüşmüş halidir. Bu kriter ise çalışanların çalışanın bilgisini becerini ve davranışlarını içeren sergilenebilir özelliklerini tanımlar. Bu özellikler davranışa yönelik + kişilik özelliklerine dayalı kriterlerin birleşimidir. Onlardan tek farkı Yetkinliklere dayalı performans kriteri uygulamak için kurumda yetkinlik skalası oluşturulmalıdır.
  4. Çıktı ve Sonuçlara Dayalı Kriterler: Adından da anlaşılacağı üzere çıktı ve sonuçlara yönelik uygulanan performans kriteridir. Örneğin; 1 hafta içerisinde 1 ton  ürün üretilmesi hedefi çıktı ve sonuçlara dayalı kriterlerdir. (En sevdiğim 🙂

Kısa bir özet geçecek olursam; performans sistemi her kurumda olması gereken bir süreçtir. temelde bu süreç çalışanların ve kurumun ne kadar çıktı üretebildiğinin belirlenmesi ve gerekliyse iyileştirmelerin yapılmasıdır. Performans sistemi objektif, sayılara dayanan, hesap verilebilir olmalıdır. Bu durum hem yasal ham de etik işletme yönetiminin gerekliliğidir. Performans sistemini İK tek başına yapamaz. İK, kurguyu tasarlar, süreci yönetir ve belirli tekniklerle sistemin kuruluşunda büyük pay sahibidir. Sistem kuruluşu İK’nın sorumluluğundadır ancak diğer departmanlardan yardım ve ilham almadan kurulacak olan sistem büyük bir dirençle karşılaşacak ve büyük ihtimalle başarılı olmayacaktır. Bu noktada ortak akıl ile karar verilmesi gerektiğini düşünüyorum. Bir diğer noktada ise; performans pozisyonları ilgilendirse de performans sistemi tüm urum ile ilgilidir. Hedeflerini gerçekleştiren üretim departmanı başarılı olmuş olabilir fakat Satış&Pazarlama departmanı üretilen bu ürünleri etkin bir şekilde pazarlayamaz ise kurum zarar eder. İşletme bir saat gibi olmalıdır. Her departman bir çark her çark ise belirli ahenkte çalışmalıdır.  Ne eksik ne de bir fazla. Performans sistemi ise bu saatin doğru çalıştığını gösteren bir kalibrasyon testidir. Kurum röntgeni çekildikten sonra performans kriterlerinin ve standartlarının saptanması gereklidir.

Kuruma kurulan her sistemin bir felsefesi bulunmalıdır. Çünkü felsefe sayesinde hayalleri somut hedeflere dönüştürebiliriz. İnsanlık tarihine baktığımızda bilim insanları sorunların çözümü için tezler öne sürmüştür. Başka bilim insanları ise bu tezlere karşılık antitezler öne sürmüştür. Başarılı olan sistemler ise sentezlerdir.

Bir sonraki bölümde sentezin nasıl başarılı olacağını göreceğiz.

Emre İnanç Kayatürk
İnsan Kaynakları Profesyoneli 

 

Kaynaklar 

(*https://kolayik.com/ikutuphane/performans-degerlendirme/performans-yonetimi-nedir)

(**Armstrong, M. (2006), A Handbook of Human Resource Management Practice, London and Philadelphia: Kogan Page Limited. B)

(***http://www.nkariyer.com/yonetim/2018/5/17/performans-degerlendirme-sistemi-nasil-kurulur-performans-degerlendirme-kriterleri-yetkinlikler-ve-aciklamalari)

Reklamlar

Kitap İncelemesi: Solu-Can

Merhaba,

Bu okuduğunuz İnsan Kaynakları Bilimi’nin 71. yazısıdır. Geçen 71 yazıda Seçme yerleştirme süreçlerinden eğitime, İş hukukundan organizasyonel gelişime, İK metriklerinden yönetim stratejilerine kadar bir çok konuya değindik. Geçtiğimiz hafta şöyle bir tarihe bakayım neleri yazmışım diye düşündüm. Önemli bir konu eksikti. Kitap incelemesi.

Kitapları deniz fenerlerine benzetirim. Çünkü kitaplar, zamanın okyanusuna dikilmiş bir deniz fenerleridir. Uzaktaki insanlara yol gösterir, ilham verir. 

fenerbahçe.jpg

Entelektüel zeka ve analitik düşünce olmadan iş yaşamında yaşadığımız sorunların üstesinden gelemeyiz. Bu açıdan kitaplar her beyaz yakalının -daha doğrusu her insanın- kişisel gelişimi için stratejik öneme sahiptir. Bu açıdan 71. Yazımda ve bundan sonraki yazımda size okuduğum iki kitabın incelemesini yapmak istiyorum. Yazılarımı takip edenler bilir uzun ve detaylı yazı yazmayı severim. Çünkü bahsettiğim konu hakkında detayları sizlerle paylaşmak ve iş yaşamınızda başarılı kılacak bilgileri sizlere sunmak İnsan Kaynakları Bilimi’nin varoluş nedenidir. Yalnız yazarlara saygım ve kitapları satın almanız için bugün bu kuralda biraz esneklik yapacağım. Çünkü tüm kitapta yazılan bilgilerin tamamını aktarırsam yazar ile sizin aranıza girmiş olurum. Ki bu hem yazara hem de size büyük saygısızlık olur. İşin başka boyutunda ise bu bilgileri size sağlarsam telif haklarını ihlal etmiş olurum. Bu durumda hem yasalarımıza aykırıdır hem de etik değildir. Bu sebeple  kitap incelemelerini kitapla ve konusu olan kavram ile genel bilgiler vermeyi daha sonra da kitapla ilgili eleştirilerimi sunmayı planlıyorum. Tabi yazarların hoş görüsüne sığınarak.

Geçtiğimiz ay yoğunluğumdan ötürü yazı yazmadım. Takipçilerimin bir kısmı bu konuda sitemlerini e-posta, sosyal medya, telefon vb. araçları kullanarak ilettiler. Planlarımda bir sapma olmazsa bu ay iki kitap incelemesi ve performans sistemi konusu üzerine toplam dört olmak üzere yazıları yayınlayacağımı belirtmek isterim. Gelelim kitaplarımıza. Sizler için iki kitap incelemesi gerçekleştireceğim.

Birincisi; Çağlar Çabuk’un yazdığı ve Ceres Yayınlarının yayınladığı SOLU-CAN kitabı,

İkincisi; Dr. Engin Baran’ın yazdığı ve Optimist yayınlarının yayınladığı Gel Kal Bağlan İşveren Markası & İşin perde arkası kitabı. Bu yazımı ilk olarak Çağlar Çabuk’a ayıracağım.”

İlk olarak Solu-Can’dan başlayalım;

solu-can-155-17-B

Karadeniz Teknik Üniversitesi İşletme bölümü ve Newport Üniversitesi Davranış Bilimleri Bölümü mezunu olan Çağlar Çabuk, toplam 26 yıllık çalışma yaşamının son on yılını kendi eğitim ve danışmanlık firması olan “Dördüncü Boyut Akademi” çatısı altında devam ettirmektedir. Çağlar hanım, benim yakından tanıdığım birisidir. Kendisi naif, güçlü, iyi bir koç, kolektif çalışmaya ve etik değerlere inanan birisidir.

Solu-Can kitabını lansmanına beni davet edildiğimde nedir bu Solu-Can iş dünyasıyla ne gibi bir ilgisi var diye düşündüm. Kitap lansmanına gittiğimde ise kitabın sadece iş dünyasıyla ilgili olmadığını direkt olarak yaşamımızla ilgili olduğunu gördüm.

Solu-can kitabında toplamsal cinsiyet konusuna değinilmiştir. Toplumsal Cinsiyet, kadın ve erkek arasındaki doğal, biyolojik farklılıkları işaret eder. Bu farklılıkların bir çoğu net ve sabitken bazı biyolojik farklılıklar çeşitlilik gösterir. Toplumsal cinsiyet ise toplum tarafından verilen erkeklik ve kadınlık hakkında kültürel görüşler, inanç sistemleri, imajlar ve beklentilerle yapılanmıştır. (*)

Açıklamam gerekirse; Erkek Milletiz’ vesselam, “Karı” gibi ağlamayız, adam gibi yaşar, adam gibi ölürüz, bilim adamlarımız, iş adamlarımız vardır. İnsanoğlu olarak uzun zamandır dünyadaki bir türüz. Solu-Can kitabında gündelik dilde kullandığımız bu kelimeler, etiketlemelerden ve kültürden bahsediyor. Bu kültürün de hem sosyal yaşamımıza hem de iş yaşamımıza olan etikilerini ele alıyor.

Kitabın adı neden solucan? Çünkü solucan çift cinsiyetli bir canlıdır. Hem dişi hem de erkek aynı bedendedir. Kitabın ana konusu da bunun üzerine kurgulanmış. Doğadaki canlılarda aynı beden de çift cinsiyet yaşıyorsa; sosyal yaşamda, iş yaşamında iki cinsiyet neden çatışma içerisinde olsun? Aynı İnsan toplumda da aynı değil mi? Biri olmadan diğeri de olmayacağına göre sürüp giden bu ayrım neden? Kitapta sadece iş dünyasında yaşanan olaylara değinilmiyor. Asında bebeklik, çocukluk, gençlik, iş yaşamı ve emeklilik dönemlerimizde karşılaşılan durumları akıcı, okuyucu sıkmayacak bir şekilde bazen bir fıkra bazen bir istatistik bazen de bilimsel araştırmalara dayandırarak anlatıyor.

143 sayfa olan kitabın üslubu gayet akıcı. formatına uygun bir şekilde iş yaşamından bahsedecek olursak direkt olarak kitaptan alıntı yapmak isterim.

“Kadın, iş yaşamına atıldığında onu o kadar çok engel bekliyor ki…

Birinci ve en nemli sorun –evli ise- gün boyu işte çalıştıktan sonra bir de eve döndüğünde yemek vs. işlere yetişmek zorunluluğu. Kadın ya, iyi bir kadının göstergesi bu.

Hele bir de çocuk varsa iş daha da güçleşiyor.

Erkek çocuğun doğması konusundaki katkısının yeterli olduğuna kendini inandırmış olmalı ki gerisinin kadının sorumluluğunda olduğunu düşünüyor.

Vah kadının haline…

Hem günde sekiz saat –yolu da katarsanız 10 saat- işe gidip gelecek hem de eve dönebildiğinde onu birkaç sorumluluk bekliyor olacak. Bir yandan minik bebeğin dertleri diğer yanda kocaman bebeğin dertleri…. Yemek, bulaşık sonra da kadının görevi….

Az buz değil.

Yetti mi?

Hayır.

Bir de cam tavan sendromu var. “(Solu-Can/Çağlar Çabuk/Ceres Yayınları syf. 85-86 Birinci Basım 2018)

Bu noktada yazarın görüşüne katılırsınız katılmazsınız yanız rededemeyeceğimiz bir şey var. O da kadın çalışanların iş ve özel yaşam dengesinde yaşadıkları zorluklar.  Kitapla ilgili eleştirim ise erkeklerinde iş yaşamında maruz kaldığı olumsuz durumlara değinilmesini isterdim. Örneğin; erkeklerin İnsan Kaynakları, Çağrı Merkezi gibi departmanlarda işe kabul edilmesi kadınlara göre daha zordur. Yazar buna değinebilirdi ama kadınlara yönelik o kadar çok olumsuzluk var ki; sanırım burada biraz pozitif ayrımcılık yapılmış.

Kitabı bitirdikten sonra okuyucuda  çeşitli farkındalıklar oluşuyor. Bu farkındalıklardan ilki ve bana göre en önemlisi çalışan kadınların maruz kaldığı zorluklar, hassasiyetler. Bu açıdan kitabı tüm İnsan Kaynakları profesyonelleri okuması gerekiyor. İnsan kaynakları kurumsal normların oluşturulmasında ve yaşatılmasındaki en stratejik departmandan birisidir. Bu açıdan erkek İK profesyonellerinin Solucan kitabını mutlaka okuması gerekiyor. Bu sayede kadın çalışanlarımızla daha rahat empati kurabiliyoruz.

Emre İnanç Kayatürk
İnsan Kaynakları Profesyoneli

Kaynaklar

(* http://www.4bakademi.com/)

(** https://www.nonviolence.wri-irg.org/tr/resources/2012/toplumsal-cinsiyet-nedir?language=tr)