Performans Yönetim Sistemi & Sistem Kurulumu-2

Merhaba,

Bir önceki yazımda performans sitemi ile ilgili bir giriş yapmıştık. Konunun uzunluğu sebebiyle yazıyı ikiye böleceğimi belirtmiştim. Bugün konunun ikinci yazısı ile karşınızdayım.

Konu bütünlüğünün sağlanması için önceki yazının kısa bir özetini geçmek istiyorum. Performansın ne olduğunu, ne olması gerektiğini, amacını, performans dönemlerini, Performans değerlendirme ve performans yönetimini, Performans sistem kuruluş başlangıcını ve Performans Kriterinin ve Standartlarının Saptanması konularına değinmiştik. Bir önceki yazıyı merak ediyor veya hatırlamak istiyorsanız lütfen tıklayınız.

En son performans sistemi kurmak için bir kurul oluşturması gerektiğini aktarmıştım ve Performans Kriterinin ve Standartlarına değindim ve sentezlerin başarılı olduğunu belirtip yazıyı noktaladım. Performans kurulu önemlidir. Eğer çalışanlarınızı yeni kuracağınız sistemin tasarlanması aşamasında projeye dahil ederseniz; çalışanlar yeni sistemi daha fazla içselleştirir. Sentez konusunda da sevdiğim bir sözü sizinle paylaşmak istiyorum; “İnsanlık tarihine baktığınızda sorunların çözümü için tezler oluşturulmuştur. Bir süre sonra ise antitezler oluşturulur. Tez ve antitezlerin başarılı olduğu ve başarılı olmadığı noktalar vardır. Bu sebeple her ikisinin başarılı noktalarını alan sentezler başarılı olur”

Konunun uzun ve karmaşıklığı sebebiyle hayali üretim işletmesi üzerinden örnekler vermiştim. Yine aynı stratejide ilerleyeceğim. Hayali şirketimizin Performans sistemini oluştururken hedef kitlemiz bu etapta sadece mavi yaka çalışanlar olsun. Öncelikle Türk ekonomisini, demografik durumu ve deneyimlerime dayanarak genel olarak mavi yaka çalışanların profilinden bahsetmek istiyorum.

  • Eğitim seviyesi ilköğretim/lise,
  • Şirkete bağlılıkları düşük,
  • İstenilen hedefleri sadece güç harcayarak herhangi bir teknik veya taktik uygulamayarak yapıyorlar,
  • Ödül sistemi olmadığında çalışanlar “neden doğru davranışı göstereyim ki?” algısında,
  • Mavi yakalar genellikle kontrol altına (performans, ölçüm vb.) alınmak istemiyorlar,
  • Performans sistemi gibi bir İK sistemini kendilerine tehdit olarak görürler,

Bu düşünce ve davranışlarını düzeltecek ilk fonksiyon etkin iletişim ve Performans Yönetimidir. Performans yönetimini kurgularken kurum iklimi, örgüt kültürü, sektör, çalışan profili vb. etkenleri düşünerek Performans Kriterinin ve Standartlarını belirlemek gerekiyor. Ben hayali üretim işletmemde karma yöntem tercih edeceğim. Yani hem kişilik özelliklerine hem davranışlara hem de çıktı ve sonuçlara dayalı bir sistem kuracağım. Konu da burada karışmaktadır.

jee-main-question_paper.jpeg

 

Genel olarak performans kriterlerimiz aşağıdaki maddeleri içermelidir;

  • Üretim hedeflerine ulaştı mı?
  • Çalışanın bölümü hedefine ulaştı mı?
  • Çalışanın bölümü hedefine ulaşırken çalışan ne gibi katkılar sağladı?
  • Çalışan, x ürününü belirtilen standartlarda mı çıkarıyor? (Zaman etüdü yapılmalıdır)
  • Ürün-fire oranları standartlar içerisinde mi?
  • Ürünler kalite standardına uyuyor mu?
  • Ürünün maliyeti nedir?
  • Ürün grubunun kuruma olan kar oranı nedir?
  • Çalışan işe vaktinde geldi mi?
  • Çalışan, ay içerisinde daha önce tanımlanmış düzeyin üstünde veya altında mı devamsızlık yaptı
  • Çalışan mola saatlerine dikkat etti mi?
  • Çalışanın ürettiği ürünler kalite standartları içerisinde mi?
  • Çalışan, doldurması gereken evrakları hatasız doldurdu mu?
  • Çalışan, dönem içerisinde disiplin cezası aldı mı?
  • Çalışan, ekip arkadaşlarına destek oluyor mu?
  • Çalışan, ekip arkadaşlarına eğitim veriyor mu?
  • Çalışan, Kalite yönetim standartlarına uyuyor mu?
  • Çalışan, İSG kurallarına uygun davranıyor mu?
  • Çalışan, amirlerine karşı nazik ve disiplinli mi?
  • Çalışan, sorunlara yaratıcı çözümler getirebiliyor mu?
  • Çalışan öneri sistemiyle kuruma katıkı değer sağlıyor mu?
  • Çalışan, yönetimin desteklediği ilkeleri destekliyor mu?
  • İnsan Kaynaklarının çalışan ve bölümü ile ilgili düşünceler nelerdir?
  • Kalite Departmanının çalışan ve bölümü ile ilgili düşünler nelerdir?
  • Müşteri şikayeti bulunuyor mu?

Performans Ölçme Sisteminin Tasarlanması

Performans kriterleri tasarlandıktan sonra Performans Ölçme sisteminin tasarlanması gerekiyor. Performans kriterleri performansın nasıl olması ile ilgilidir. Performans Ölçme Sisteminin tasarlanması ise bu ölçümün nasıl yapılacağı ile ilgilidir. Sistemi tasarlarken performansın nasıl ölçüleceği kararı verilmelidir.

  1. Ölçüm, kim tarafından nasıl, ne şekilde yapılacak?
  2. Hangi teknik/teknikler kullanılacak?
  3. Ölçüm zamanı ne olacak?

Performans Ölçüm zamanı 3 aylık, 6 aylık, ve yıllık olabilir. Burada önemli bir bilgi vermek istiyorum; Bu frekanslar kısaldıkça çalışan davranışlarında değişikler daha kolay gözlemlenebilir. “İdeali ne olmalıdır?” diye soracak olursanız; işletmenizdeki insan kaynakları departmanının çalışan sayısına, toplam çalışan sayınıza, hedeflerin gerçekleşme zamanlarının uygunluğuna göre değişir. hayali işletmemizde İK departmanının müdür dahil reel normu 3 olsun. Bu koşulda performans mülakatlarını 6 ayda bir yapmamız daha uygun olacaktır. Çünkü performans mülakatları sadece performansı ölçer. değerlendirme ve iyileştirme için gerekli aksiyonların da alınması gerekmektedir.

Kişilik özelliklerine hem davranışlara hem de çıktı ve sonuçlara dayalı bir değerlendirme yapacağız dedik. Peki bu kriterleri nasıl ölçebiliriz?

Performans Ölçme Yöntemleri

 

 

 

Performans_olcme_yontemleri.jpg

1. Kişilerarası Karşılaştırma Yöntemi

  • Sıralama:
    • Basit Sıralama: Bölüm yöneticisinden en iyi çalışandan en kötü çalışana kadar sıralama yapması istenir.
    • Puan verme: Birim yöneticisinden her bir astına puan vermesi istenir.
    • İkili Karşılaştırma: Bu yöntemde çalışanlarla ilgili bir skala oluşturulur ve çalışanlar birbiriyle karşılaştırılarak toplam puan verilir.
  • Zorunlu Dağıtım: Zorunlu dağıtım yönteminde birim yöneticisinden en iyi çalışandan en kötü çalışana kadar en iyi, iyi, orta, kötü ve çok kötü olmak üzere sıralama yapılması istenir.

2. Ortak Performans Kriterlerine ve Standartları Yöntemi

  • Davranışsal Belirleme Skalaları: Zorunlu dağıtım yöntemine benzeyen bu teknikte departman için %10 En İyi, %20 İyi, %40 Orta, %20 Kötü, En Kötü%10 çalışanlara dağıtım yapılır. Bu noktada önemli olan kriterleri doğru seçmektedir. Örneğin Beyaz Yaka bir çalışan için davranış ön plandayken, mavi yaka bir çalışan için üretim çıktısı ön plandadır
  • Kritik Olay: Kritik olay tekniğinde çalışanların stratejik ve kritik konulardaki davranışları gözlemlenerek performans değerlendirmesi yapılır. Örneğin; acil olarak yetişmesi gereken draje üretimi için mesaiye kalan draje üretim çalışanının performansı gibi.
  • Kontrol Listesi: Kontrol listesi yönteminde çalışanların niteliklerine ve isle ilgili davranışlarına yönelik çok sayıda kriterden oluşan bir liste kullanılmaktadır.

3. Kişisel Performans Kriterlerine ve Standartlarına Dayalı Yöntemler

  • Standartlar: Bu yöntemde çalışanla birlikte hedef belirlenir. Bu hedef çalışanın çıktılarına yöneliktir. Hedef belirlenirken belirli bir zaman diliminde de yapılması istenir.
  • İndeks: Bu yöntemde kişisel olmayan kriterlere yönelik standartlar kullanılmaktadır. Bu yöntemde çalışanın direkt olarak sayısal raporlarından yararlanılarak yapılır. Örneğin İK departmanı için turnover oranı

4. Çalışanın Geleceğe Yönelik Performans Değerlemeye Dayalı Yöntemler

  • Amaçlara Göre Yönetim: Kurumun orta ve uzun vadeli stratejik planlarını gerçekleştirmeye yönelik yapılan performans ölçüm yöntemidir. Özellikle yönetim kadroları için kullanılır.
  • Değerleme Merkezleri: Çalışanların psikolojik durumlarını içeren testlerden oluşan performans ölçme yöntemidir. Hizmet sektörü için faydalı olup, üretim sektörü için faydalı olduğunu düşünmüyorum.

Örneğimizi düşünüldüğünde yukarıdaki yöntemlerden birinin kullanılması tüm pozisyonlar için uygun değildir. Ancak şu an okuduğunuz yazı sadece mavi yaka üretim çalışanlarına yönelik olduğu için yukarıdaki yöntemlerden; Ortak Performans Kriterlerine ve Standartları Yönteminden-  Kontrol Listesi yöntemi kullanılmalıdır.(diğer adıyla sentezledik)

Bu noktaya kadar performans sitemini kurguladık, perfromans kriterlerini belirledik, performansı ölçtük. Şimdi sıra ölçümden sonra yapılacak olan performans değerlendirme kısmına.

Performans değerlendirmeyi çok kısa şekliyle özetleyecek olursam; performans görüşmesi diyebiliriz.

Soru: Çalışanla kim/kimler görüşecek?

Soru: Çalışan nasıl değerlendirilecek?

Performans Değerlendirme Yöntemleri

Performans Değerlendirme yöntemleri iki başlıkta incelenebilir.

Tek Kaynaklı Değerlendirme: Yönetici, İnsan Kaynakları, Kalite vb. idari yönetimin tek bir kişi tarafından değerlendirme yöntemidir.

Çok Kaynaklı Değerlendirme: Çalışanın Kendisini, Müşterilerinin Değerlendirmesini, Eşitdaşlarının Değerlendirmesini, Astlarının Değerlendirmesi, Ekip Üyelerinin Birbirini Değerlendirmesini Komite veya Üst Yönetim Tarafından Değerlendirmesi, Diğerleri Tarafından Değerlendirmesini kapsar. (360 Derece)

Şu anda 360 derece performans değerlendirme yapılması örnek kurumumuzda kaynaklarının boşa gitmesi anlamına gelecektir. 360 derece performansı ölçmek için hem sistemin olması hem de çalışanların performans kültürünün olması gerekmektedir. Bu sebeple ilk olarak 90 derece Performans değerlendirmesi yapılmalıdır. Orta vadede 180, 240, 360 derece performans değerlendirmeye etap etap geçilmelidir.

Performans yönetimini uygulamak isteyen kurumların tüm süreçleri hazır olmalıdır. İşe alım, Eğitim, Ücretlendirme, Finans, Müşteri İlişkileri…. vb. süreçlerinde problemler varsa ilk olarak bu süreçler iyileştirilmelidir. Bu süreçler hazır olmadan yapılan performans değerlendirmeleri ya eksik olur ya da gerekli verim alınamaz. Burada farklı bir konuya da değinmek istiyorum. Bazı şirketler hem kendi kurumlarının performans kriterlerini hem de üst işverenlerinin istediği kriterleri alıp ikili, üçlü…. performans sistemi uygulamaktadır. Açıkçası bir süre sonra bu sistemler, hedefler, görüşmeler bir noktadan sonra İnsan kaynaklarını ve çalışanları zorlamaktadır. Çünkü karışık olmaktadır. Çalışanlar sürekli hedef baskısı altında kalmakta ve sonucunda turnover oranı artmaktadır. Bence basit olan daha fazla etkili olur.

Sizlere iki yazımda performans konusunu aktarmak istedim. Performans yönetim sistemi kurum ve çalışanlar için oldukça önemli ve stratejik bir konudur. Bir başka önemli nokta ise performans kriterleri her kurum için aynı gözükse de sektöre, yapılan işe, kurum kültürüne, iş ortaklarına vb. faktörleri düşündüğümüzde aslında kuruma özgü olmalıdır. Ölçemediğimiz işi yönetemeyiz. Bu sebeple şirketler beşeri sermayesi olan çalışanlarını yönetebilmek için performans yönetim sistemini mutlaka uygulamalıdır.

Emre İnanç Kayatürk
İnsan Kaynakları Profesyoneli

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s