Kurumsal e-Posta Yazım Teknikleri

Merhaba,

İletişim, İnsan Kaynakları açısından çok önemli bir yetkinliktir. İletişim kelimesini kullanınca hepimizin aklına yüzyüze iletişim şekli gelir ancak iletişim aslında her şeydir. Parfüm kokunuzdan tutun yüz hareketleriniz, duruşunuzdan tutun kullandığınız kelimelere kadar her şey iletişimin konusudur.

En basit anlamıyla iletişim kişinin duygu ve düşüncelerini sözler, semboller, yazılar vb şeyler ile karşı taraf/taraftakilere aktardığı süreçtir.

İletişim, sözlü ve sözlü olamayan şekilde ikiye ayrılır.

Sözlü iletişim yüz yüze ve telefonda yaptığımız görüşmelerdir. Sözlü olamayan iletişim ise yazılı, beden dili, alan kullanımı vb. etkenlerin kullanıldığı modeldir.

İş yaşamında birçok kişiyle ve pozisyonla iletişim halindeyiz. Duygu ve düşüncelerimizi doğru bir şekilde karşı tarafa aktarmadığımız takdirde yanlış anlaşılmalar ve sorunlarla karşılaşmaktayız. Teknoloji, hayatımızı değiştirdi. Artık ofislerimizde yüzyüze görüşmelerden daha çok yazılı iletişim şekli olan e-postayı kullanmaktayız. Yazılı iletişim, sözlü iletişime göre çok daha zor olan bir iletişim metodudur. Çünkü; sözlü iletişimde kullandığımız Beden dilini ve ses tonunu yazılı iletişimde kullanabilmemiz teknik açıdan mümkün değildir. Bunun için zamanla yazılı iletişime yüz hareketlerini temsil eden semboller eklenmiştir 😉

İlk e-posta Ray Tomlinson tarafından 1971 yılında gönderilmiştir. Zaman içerisinde o dönemlere göre devrimsel sayılan bu iletişim metodu evrimleşmiş ve kendisine çeşitli kurallar oluşturmuştur. İş yaşamında bu e-posta kurallarına uymazsanız zor durumlarda kalabilirsiniz. Bu açıdan e-posta yazım tekniklerini gözü kapalı bir şekilde biliyor ve uyguluyor olmanız gerekmektedir. Aşağıda e-Posta yazım kültürü ile ilgili kuralları derledim. Umarım sizlere yardımcı olur;

Emre İnanç Kayatürk
İnsan Kaynakları Profesyoneli

Teknik ve Teorik Bilgiler

From I Gönderen veya Kimden: İletiyi gönderenin bulunduğu (adres) ve adı. Burada otomatik olarak kişinin adı olarak gözükse de başka kişinin adı ile de gönderim yapmak mümkündür.

To I Kime : e-Postanın kime/kimlere yollanacağı yazılır ve gösterilir.

Subject I Konu : e-Postayı açıklayan kelimelerdir.. İletilerin filtrelenmesine yardımcı olur.

Body I Mesaj Gövdesi : Mesajın yazıldığı bölümdür.

CC I Carbon Copy I Karbon Kopya: Gönderilen kişiye ek olarak iletinin başka kişilerede gönderilmesini sağlar. e-Posta, buraya yazılan kişilere doğrudan hitap etmez, ileti bu kişilere bilgilendirme amacı ile gönderilir.

BCC I Blind Carbon Copy I Gizli Karbon Kopya: Buraya yazılan alıcılar iletide gözükmez. Etik olarak birçok kişiye gönderilen resmi olmayan iletiler için bu alanın kullanılması uygun olur.

Reply I Yanıtlama: Belli bir kişiden gelen iletiyi yanıtlamak için kullanılır.

Reply All I Herkesi Yanıtla: Yanıtlanan iletiyi, gelen iletinin “To”ve “CC” kısmında yazılmış olan tüm kişilere yollamak için kullanılır. Genellikle hatanın yapıldığı yerdir. E-Posta yanıtlanırken sadece ilgili, bilgisi olması gerektiği kişiler yanıta eklenmelidir. Size e-Posta gönderen kişi yanlışlıkla ilgili olamayan birisini CC’e koyduysa -sözlü olmayan kural gereği- sizin çıkarmanız gerekmektedir.

Attachment I Ek: E-Postanın yanında gönderilen dosyalardır. (PDF, JPEG, Word, Powerpoint, RAR vb.)

To, CC, BCC Bölümü

• e-Postaların amacı zaman tasarrufudur. Bu sebeple konu ile ilgili olmayan kimseye e-Posta gönderilmemelidir,
• Muhatabı tek olan iletilerde To kısmına sadece o kişi yazılmalıdır.
• E-posta, gönderilecek olan bir kişi ve o kişinin mensubu bulunduğu grubu ilgilendiriyorsa; iletinin to kısmına sadece grup adı yazılır,
• E-Posta, Cc’ye koyduğunuz kişi ya da kişilere bilgi amaçla gönderilmektedir.
• Mesaj, bu kişilere bilgilendirme amacı ile yollandığı unutulmamalı bu kurala göre CC’e kişiler eklenmelidir,
• To ve cc, şirketin hiyerarşik sırasına göre yazılır,
• Bazı organizasyonlarda konunun pozisyona yakınlığına göre hiyerarşi bulunmaktadır. (Fikrimce unvanların hiyerarşik sırasına göre yazılması daha uygundur)
• Aynı unvana sahip kişiler to veya cc’de yer alacaksa; bu kişiler isimlerinin/soyisimlerinin alfabetik sırasına göre yazılması gerekmektedir,
• Sistemin yorulmasını önlemek ve ekstra iş yükünü hafifletmek cc’ler gerektiği zamanlarda kullanılmalıdır,
• Bcc’nin gereken şekilde kullanılmaması etik ve profesyonel kurallara aykırıdır.

E-postada Konu Bölümü

• Kullanıcıların konu bölümüne göre e-postaları okuyup okumama kararı verdiği unutulmamalıdır,
• Konusu olmayan e-posta görgü kurallarına göre gönderilmez,
• Konu sizin e-postanızı özetleyen kelimelerden oluşmalıdır,
• Bu tür konusuz e-postaların junk kutusuna düşme potansiyeli yüksektir,
• Konu bölümüne uzun cümleler yazılması profesyonelliğe aykırı bir durumdur,
• Gönderdiğiniz e-Posta çok önemliyse programdan çok önemli diye işaretlenmeli ve konu kıdmına önem derecesi belirtilmelidir, (İletişim Eğitimi Hk.(Acil),
• Daha önce gönderdiğini bir e-Postayı düzeltip tekrar gönderdiyseniz konu bölümüne düzeltme veya revize diye belirtilmelidir . [İletişim Eğitimi Hk (Düzeltme)]
• Konu yazımında tüm kelimeler büyük yazılmaz,

Selamlama 

• E-posta, profesyonel bir selamlama ile başlamalıdır, (Sayın Yetkili, Merhaba Emre Bey, Sayın Emre İnanç Kayatürk vb.)
• Yanıtlanan e-Postalarda selamlama yapıldıysa ve gün içerisinde farklı bir mesaj gönderecekseniz tekrar selamlamaya gerek yoktur,
• Kurumda bir departmana veya gruba toplu halde e-posta gönderirken muhatabınızın kim olduğunu bilmiyorsanız veya mesaj tüm grubu ilgilendiriyorsa; “Sayın İlgililer/Sayın …. Departmanı” şeklinde selamlama yapılabilir,
• Muhatabınızın cinsiyetinden emin değilseniz soyadını kullanarak veya adını soyadını kullanarak selamlama yapabilirsiniz (Sayın Kayatürk/Sayın Emre İnanç Kayatürk)
• SA, Kolay gelsin, Selam, hi, Mrb vb. bir selamlama yapılmamalıdır,

Mesaj 

• E-postalar kısa, net ve açık olmalıdır,
• Yazı fontları ve büyüklükleri standart olmalıdır,
• Mesaj kısmında detaylandırma gerekmiyorsa karşı tarafın/tarafların zaman yönetimine özen göstermek için mesaj fazla uzun tutulmaz,
• Yazılacak olan metin paragraflara bölünmeli ve giriş-gelişme-sonuç olacak şekilde yapılandırılmalıdır, Karşı tarafın/tarafların bilgi işlem teknik alt yapısı düşünerek gereksiz ileti gönderimleri yapılmamalıdır,
• Karışık konularda maddeli yazım kullanılabilir. Üstlere e-Posta gönderilirken yöneticilerin konuyu hatırlayabilmesi ve detaylandırması için maddelerin yanında küçük açıklamalar olmalıdır.
• e-Posta kesinlikle büyük harfle yazılmamalıdır. Çünkü büyük harfle yazılan metinler yazılı iletişimde bağırma ve hakaret anlamı taşır,
• Bu yüzden “Caps Lock”un açık olup olmadığına dikkat edilmesi gerekir,
• Şirket dışında birisine e-posta gönderilirken yazılan mailde –kurumunuzu temsil ettiğiniz için- çoğul ifadeler kullanılır.
• Resmi gönderilen e-Postalarda “sokak ağızı” dili kullanımı hem profesyonellikten uzaktır hem de karşı tarafı aşağılama anlamı taşır,
• Ortak jargonda konuştuğunuz kişiler hariç yaptığınız kısaltmaları anlamama olasılığından  bilinen kısaltmaların dışında çok fazla kısaltma kullanılmamalıdır,
• Yazılı ve sözlü iletişimde aynı jargonda konuşmak iletişim hatalarını önler,
• Mesajın kısa ve anlaşılır olması iki tarafında zaman yönetimine olumlu etki yapar,
• Dosya göndermek için e-posta iletildiğinde küçük bir açıklama yapmak nezaket göstergesidir,
• Çok zaruri olmadıkça vurgulama yapılmaması gerekmektedir,
• Gövde yazılırken anlam olarak emir içermemesi karşı tarafta olumlu etki bırakacaktır,
• Noktalama işaretleri peş peşe kullanılmamalıdır(!!!)
• Emoji ve sembol kullanılarak gönderilen e-Postalar profesyonellikten uzaktır. 😉 🙂

Ek Gönderimleri

• Ek gönderiminde dosyayı sıkıştırmak (RAR) hem sizin hem de karşı tarafın sistemini yormayacaktır,
• Ekleri e-posta ile gönderilemeyecek yüksek MB’lı ekli dosyalar için bulut sistemini kullanabilirsiniz,
• E-posta ile beraber ekli dosya gönderecekseniz; göndereceğiniz dosyanın uzantısı evrensel standartta olmalıdır, (Word=.docx, Excel=.xlsx, Powerpoint=.pptx, vb)
• Sunumlarınızın başkası tarafından değiştirilmesini istemiyorsanız .ppsx formatında gönderebilirsiniz,
• docx, .odt vb. formatında hazırlanan bir dosya .doc formatına dönüşürken şekillerde kayma, renk değişikliği vb. değişikler olmaktadır. Karşı tarafın/tarafların ofis yazılımlarının sürümleri dikkate alınmalıdır,
• Ekli dosyalarınızın her bilgisayarda uygun olarak açılmasını istiyorsanız PDF formatında gönderebilirsiniz,

Sonlandırma 

• Eşitinizden ya da astınıza yazdığınız mailler “bilgilerinize sunarım, rica ederim” ifadeleri ile bitirilmelidir,
• Yöneticilere Fyi (gereğini yapın) kısaltması kullanılmaz,
• Üstlerinize yazdığınız e-postalar mutlaka “bilgilerinize arz ederim, bilgilerinize arz edilmiştir” ifadeleri ile bitirilmelidir,
• Her mailin sonuna iyi dilek ifadeleri ile sonlandırılmalıdır ( Saygılarımızla, İyi çalışmalar ) Bu kuralın dışında belirtilen iyi dilek ifadeleri (kolay gelsin, görüşürüz, bye vb.) yazım kurallarına ve görgü kurallarına aykırıdır,
• Üstlere atılan e-postalar sadece “Saygılarımla” ifadesi ile bitirilir,
• İletilerde mutlaka imza olması gerekir,

İmza Kuralları

• İmzanızda kurumuzun standart olarak kullandığı logo olmalaıdır
• Adınız soyadınız ve unvanınız yer almalıdır
• Sonlandırma mesajını imzanızın hemen üzerinden verebilirisiniz
• Akıllı telefon veya tabletten e-posta göndeimlerinde mutlaka mobilden gönderim yapıldığına dair bilgi mesajı olmaldır,