MS Office Copilot: Asistan ve Uzman Yardımcısı Pozisyonlarını Azaltacak Yazılım

Merhaba,

Ben Kiler Holding’te çalışırken oryantasyon eğitimlerini güncellememiz gerekmişti. Bu görev bana verildi. Çünkü ileri seviye PowerPoint kullanabiliyorum. Gerekli güncellemeleri yaptım. O dönem MS Office 2007 kullanıyordum. Ertesi gün İnsan Kaynakları Direktörüne güncellenen eğitimlerin sunumlarını yapacaktım. Bilgi İşlem Departmanı tesadüf eseri “ya sen hala Office 2007 mi kullanıyorsun. Gel sana Office 2010 yükleyelim” demişti.

Sunumun bir önceki akşamı MS Office 2010’la sunumlara baktım. Çok fazla bir değişiklik yoktu. MS Office 2010’u sevmişti. Ms Office 2007’i de kasmadan çalıştığı için severim. Konu dışı hala Ms Office 2007 programının kurulum dosyalarını da saklarım. Ms Office 2010’a yeni animasyonlar gelmişti. Bu animasyonları uyguladım. Yeni eğitimlerimizin sunumunu yapıp bitirdikten sonra İK Direktörümün yorumu “Oooo İnanç döktürmüşsün, çok beğendim. Tebrik ederim” olmuştu. O gün, üretkenlik araçlarının önemini ve desteğini çok iyi anlamıştım.

Uzun zamandır yapay zeka, endüstri 4.0 blockchain ve bilgisayarların insanların yerini alacağını konuşuluyor. Bu konuyla ilgili çeşitli yazılar yazmıştım. Bu yazılar halen güncelliğini korumaktadır. Eğer tapu zekanın İnsan Kaynaklarını ve çalışma kültürünü nasıl değiştireceğine meraklıysanız yazıları aşağıya bırakıyorum okumanızı mutlaka öneririm.

Üretkenlik yazılımlarıyla ilgili çok yazı yazdım. Detaylarına ulaşmak isterseniz aşağıda belirtiyorum.

• İK’nın iWork ile Sınavı yazısına ulaşmak için lütfen tıklayınız
• İK’nın LibreOffice Bakışı yazısına ulaşmak için lütfen tıklayınız
• Bulut Diyerek Geçmeyin! Bir gün Hayatınızı Kurtarır yazısına ulaşmak için lütfen tıklayınız
• İş Dünyasını Değiştirme Potansiyeli olan MS 365 Copilot yazısına ulaşmak için lütfen tıklayınız
• Beyaz Yaka, için Çember Daralıyor yazısına ulaşmak için lütfen tıklayınız

Bugün, işletmelerde özellikle pozisyonlarını azaltacağını düşündüğüm Ms Copilot hakkında yazmak istiyorum. Microsoft, Copilotu ilk duyurduğunda bir yazı yazmıştım ama yeni güncellemeler geldi. Bu güncellemeler üzerine yoğunlaşacağız.

“İş”te başlıyoruz

Zaman herkes için önemlidir. Yöneticiler için daha da önemlidir. Pareto yasası gereğince yaptığımız için %80’i sonucun %20’ne, yapılanların %20’i ise sonucun %80’ne etki eder. Nasıl mı?

Diyelim ki işletmenizde bir anket yapıyorsunuz.

1. Soruları hazırladınız,
2. Anketi online sisteme aktardınız,
3. Çalışanların yanıtlamaları için e-posta ilettiniz.
4. Tabi bazı çalışanlar kulak arkası etti. Tekrar hatırlatma e-postası attınız,
5. Anket tamamlandı,
6. Sonuçları excele aktardınız
7. Verileri incelediniz
8. Word raporu haline getirdiniz
9. PowerPointte sunum haline getirdiniz.

Başka bir senaryoda da bir asistan veya uzman yardımcısı işe aldınız. 2. ve 5. Madde arasındaki operasyonel ve zaman alıcı işi asistana yaptırdınız. Raporu yine yorumladınız. Sunumu asistanınız hazırladı. Siz de powerpoint sunumunu.in üzerinde geçtiniz ve projenizi tamamladınız.

Microsoft Copilot ile bir senaryo daha var. Tüm adımları siz yaptınız en son, en önemli, dikkat gerektiren ve emek isteyen adımlar olan raporu word ve powerpoint haline getirmeyi ise Ms Copilpta yaptırdınız ve saniyeler içerisinde istediklerinizi yazılımdan alırsınız. Zaten Ms Copilot’un alameti farikası da bu noktadır. Elbette yapay zeka, verinin neresinin önemli olduğunu bilemez. Raporda odaklanılması gereken noktayı söyleyemez. Powerpoint sunumunu hazırlarken erkeğe sunum yapılacaksa daha erkeksi şekil ve semboller eklemesi, kadına sunum yapılacaksa daha yumuşak ve dikkatli şekil ve sembolleri ekleme detayına hakim değildir. Yalnız, sunum taslağının hazırlanmasını yapabilir. Siz en önemli toplantıya girerken sunumu başka bir bilgisayarda unuttuysanız saniyeler içerisinde size sunumu hazırlayabilir. Prosedürleri sunumlaştırma süreçlerini çok kolay bir şekilde gerçekleştirebilir. Ezcümle Pareto yasasının %80’lik “emek-yoğun” işini kendisi yapar. Size de %20’lik en önemli kısma fokuslanmamız için zaman yaratır. Bu bize başarıyı getirir.

Tam olarak bu nedenle Asistan ve uzman yardımcısı pozisyonları azalacaktır. Azalacaktır diyorum diyorum çünkü Ms Copilot, her şeyi yapamıyor. Fakat bu faydayı gören yöneticiler norm kadrolara önümüzdeki 10 yıllık projeksiyonda ihtiyaç duymayacaktır. Peki yeni mezunlar ne yapacak? Sonuçta zaten düşük olan açık pozisyon sayısı daha da azalacak adaylar arası rekabet artacaktır.

Tabi biz yöneticiler için güzel haber. Çünkü zamanımızı daha katma değerli işlere verebileceğiz. MS Copilot’u tercih etmeyen klasik Ms Office’i tercih eden şirketler de olabilir. Sonuçta hepsi lisans parası veriyor ve bu lisans ücretleri de yüksek tutarlar. Yalnız benim gibi yöneticiler MS Copilot’u bireysel olarak kiralayabilirler. Şahsen MS Copilot’u satın alabilirim. Çünkü bana günde 1 veya 2 saat zaman kazandıracaktır. Bu sayede daha kayma değeli işlere yönelerek daha katma değerli işlere yönelerek başarılı projeler sonucunda da ücret maksimizasyonu sağlayabilirim. Bu bir harcama değil yatırımdır.

Bu açıdan Copilot bizi destekleyeici bir yazılım olmaktadır. Bunun yanında Copilot’un özelleri;

1. Metin Oluşturma ve Düzenleme:
   • Microsoft Copilot, metin yazarken size öneriler sunabilir ve yazım hatalarını düzeltebilir.
   • Örneğin, Word belgesi oluştururken veya düzenlerken Microsoft Copilot’ten yardım alabilirsiniz.
   • Bu sayede bir çalışma yaparken internetin büyüsüne kapılıp zaman kaybetmeden projenizi bitirebilirsiniz.
2. Veri Analizi ve Grafik Oluşturma:
   • Microsoft Copilot, Excel’de veri analizi yapmanıza veya grafikler oluşturmanıza yardımcı olabilir.
   • Veri tablolarını anlamak veya karmaşık formüller oluşturmak için kullanabilirsiniz.
   • Grafik oluşturmak kolaydır ama kimi zaman pasta grafiği kullanmamız gereken yerde işletme körlüğü nedeniyle çubuk grafiği kullanabiliyoruz. Copilot bize öneriler sunarak iletişim diliyle ifade etmem gerekirse duygu ve düşüncelerimizi tam olarak karşı tarafa yansıtmamıza destek oluyor.
3. Sunum Hazırlama:
   • Microsoft Copilot, PowerPoint sunumlarınızı oluşturmanıza veya düzenlemenize yardımcı olabilir.
   • Başlıkları yazmak, slayt düzenlemeleri yapmak veya içeriği düzenlemek için kullanabilirsiniz.
   • Sanırım ek bir şey belirtmeme gerek bulunmuyor.
4. E-posta İletişimi:
   • Microsoft Copilot, Outlook veya diğer e-posta istemcilerinde e-postaları yazmanıza yardımcı olabilir.
   • İletişim kurarken daha etkili ve düzgün bir dil kullanmanızı sağlayabilir.
   • e-Postayı istediğiniz şekilde yazara “bu e-postayı kurumsal hale getir demeniz” yeterli oluyor.
5. Dil Çevirisi:
   • Microsoft Copilot, belgeleri farklı dillere çevirmenize yardımcı olabilir.
   • Özellikle çok dilli çalışanlar için kullanışlıdır.
   • İnternette zaman kaybetmemenize neden olmaktadır.
6. Kod Yazma ve Hata Ayıklama:
   • Microsoft Copilot, Visual Studio Code veya diğer kod düzenleyicilerinde kod yazmanıza yardımcı olabilir.
   • Programlama dilleri hakkında bilgi sağlayabilir ve hata ayıklama süreçlerinde destek olabilir.
7. Görsel Oluşturma
   • Microsoft Copilot sunumlar için benzersiz görseller oluşturmaktadır.
   • Program sayesinde internette konuyla ilgili alakalı görseller aramak için zaman kaybetmeyeceksiniz.

Ticari Açıdan MS Copilot

Windows 8 çıkarken beklentim, artık tüm cihazlarımda (bilgisayar, tablet, telefon) iş yapabileceğim olmuştu ama Windows 8 tam bir fiyasko oldu. Günümüzde ise Microsoft, Open AI’ı satın alarak ve üretkenlik yazılımlarına entegre ederek inanılmaz akıllı bir iş yaptı. MS office’in rakiplerini aşağıda belirtiyorum;

• Libre Office: Özgür yazılım yapay zeka desteği yok. Ara yüzü kullanıcı dostu değil. (Yine de Ms Office’den sonraki favorimdir)
• iWork: Yalnızca Apple cihazlarda çalışıyor, yapay zeka desteği yok, şu anda bile klasik Ms Office’in çok gerisinde
• Google Forms: yapay zeka desteği yok ve kurumsal yaşama göre çok basic kalıyor.

Ofis yazılımlarında zaten pazar lideri olan Microsoft Copilot ile liderliğini perçinleyecek. Ms Office 2021 çıktığında son kez paket yazılım çıkıyor artık Office 365 ile kiralama yapılacak denilmişti ama MS Offixe 2024 yazılımı da paket yazılım halinde geliyor. Nedenlerinden birisinin Copilot olduğunu düşünüyorum. Sonuç olarak zaman içerisinde birçok ofis yazılımı rakibi çıkan Microsoft gerçekten akıllıca bir hamle yaptı. Şu anda üretkenlik yazılımlarına Microsoft yön vermektedir.

Emre İnanç Kayatürk
İnsan kaynakları Yöneticisi